ENSAYO TEMA IV

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE INVESTIGACIÓN, EXTENSION Y POSTGRADO
SAN JOAQUIN DE TURMERO- ESTADO ARAGUA

Ensayo. Tema IV

Aplicación de personal

Introducción

Dentro de cualquier estructura organizativa, bien sea una empresa o cualquier organización con un propósito o fin; se debe distribuir el trabajo entre las personas o departamentos para lograr el objetivo que se proponen. A su vez debe existir la integración de las personas lo cual consiste en ocupar y mantener ocupados los puestos de la estructura organizacional.

En este mismo orden de ideas, para que una empresa se organice primeramente deberá identificarse claramente los requerimientos del trabajo y a partir de allí confeccionar un inventario del personal disponible para realizar un reclutamiento, selección, evaluación de desempeño, ascensos, planeamiento de carreras, compensación, capacitación, entre otras.

De igual manera se debe lograr la integración del personal que se encuentra íntimamente ligada a la especificación de puestos y funciones dentro de una organización.

En consecuencia el informe está estructurado de la siguiente forma:

-        Organización de personal

-        Medios de integración del personal

-        Diseño y especificación de cargos

-        Modelo de diseño de puestos: humanista y situacional

-        Evaluación del desempeño humano, conceptos y métodos. 

Organización de personal

Según Nuria, T. (1988): “Una vez que la empresa ha sido creada debe dotarse de una estructura organizativa, es decir, debe establecerse una organización, dividiendo y distribuyendo el trabajo entre personas o departamentos que colaboren entre sí para conseguir los fines propuestos”. (On line)

  

Se puede decir, que para lograr que la organización sea eficaz deben estar muy claros los fines que se pretenden alcanzar, así como las funciones y actividades que se deben desarrollar para alcanzar dichos fines. Una buena organización debe ser flexible, y esto se consigue a través de la coordinación y la comunicación entre todos los elementos de la empresa, siendo estos el personal que labora en la organización.

Medios de integración del personal

Para Doldán, S. (2010) la función administrativa de la integración de personal consiste en:

Ocupar y mantener ocupados los puestos de la estructura organizacional. Para poder cumplir con esto deberán identificarse claramente los requerimientos del trabajo y a partir de allí confeccionar un inventario del personal disponible para realizar un reclutamiento, selección, evaluación, ascensos, planeamiento de carreras, compensación, capacitación, etc. (On line)

Por lo que, la integración del personal se encuentra íntimamente ligada a la especificación de puestos y funciones dentro de una organización.

A su ves, es importante recalcar que en una organización, si bien existirá un departamento de personal que prestará apoyo en todo lo concerniente al factor humano, es responsabilidad del conductor de la organización el hecho de que se ocupen los puestos de trabajo con las personas indicadas y se lleven a cabo todas las acciones necesarias para mantener el buen funcionamiento de los puestos asignados.

En este mismo orden de ideas, para la integración del personal de acuerdo a Doldán, S. (2010) requiere de: “un enfoque de sistemas abiertos ya que no sólo se deben considerar en los procesos de reclutamiento, selección, evaluación, contratación, preparación, etc., del personal las circunstancias internas de la organización  sino que se deberá tener en cuenta el ambiente externo en que está inserta esta organización”. (On line)  

Se puede decir que algún factor externo podría ser, la distancia que existe de la empresa a los hogares del personal;  por lo que es, responsabilidad del conductor de la organización el hecho de que se ocupen los puestos de trabajo con las personas indicadas y se lleven a cabo todas las acciones necesarias para mantener el buen funcionamiento de los puestos asignados.

Diseño y especificación de cargos

Diseño de puestos

Una vez establecidas las necesidades a cubrir, se procederá al diseño de los puestos. Debido a que las personas pasan mucho tiempo en su trabajo, es importante que al diseñar el puesto se tienda a hacer que el trabajador se sienta satisfecho con lo que hace, lo que permitirá que lo haga con más entusiasmo y ganas de crecer en su tarea.

Además de considerarse las necesidades de la organización para cubrir las vacantes de cargos a fin de obtener los máximos beneficios en la concreción de las tareas deberán considerarse también:

1.     Las distintas necesidades individuales: cada persona tiene necesidades diferentes. Existen personas que prefieren trabajar solas mientras que otras prefieren hacerlo en grupo; a veces se presentan casos de personas que tienen capacidades que no se están ocupando y sienten la necesidad de crecer y desarrollarse asumiendo nuevas responsabilidades, por lo que se requerirá del enriquecimiento de puestos (tema que trataremos más adelante).

2.     La tecnología implicada en las tareas: de acuerdo a la naturaleza de las tareas como así también las características de la producción o el servicio a brindar se empleará la tecnología específica a ello.

3.     Los costos asociados a la estructuración de puestos: en casos en que se debe hacer una reestructuración completa de puestos, esto implicaría altos costos asociados (tal sería el caso de una planta con cierta antigüedad que requiera un nuevo diseño de puestos y la consecuente adecuación).

4.     La estructura organizacional: al definirse la estructura de la organización es necesario que todos y cada uno de los puestos encaje en dicha estructura de acuerdo al tipo establecido. Por ejemplo, los grupos de trabajo autónomos son adecuados en una organización descentralizada, pero no así en una de carácter centralizado

5.     El ambiente interno de la organización: el ambiente interno imperante en la organización condiciona el desempeño de las tareas. Por ejemplo, en un ambiente participativo los grupos desarrollarán sus tareas facilitando el enriquecimiento de puestos y la autonomía de trabajo.

El diseño de puestos podrá hacerse para puestos individuales o grupos de trabajo:

En el caso de los puestos individuales, cuando las tareas se agrupan en unidades naturales de trabajo, esto es, reunir en una misma categoría tareas relacionadas entre sí y asignarlas a un individuo. Un ejemplo de esto podría ser cuando se tenga que producir una determinada pieza mecánica compuesta por varias partes, una persona puede encargarse de armar dicha pieza parte por parte e incluso llegar a probar su funcionamiento (esto se llama también combinación de tareas). En lo que respecta al diseño de puestos para grupos de trabajo, los mismos deberán hacerse de manera tal que los grupos puedan desempeñar una tarea en forma completa.

Se puede decir que, es de suma importancia el diseño de puestos ya que, permite que los grupos tengan cierta autonomía, que se les acceda decidir si el desempeño de sus funciones es o no aceptable y en caso de que no lo sea, adoptar los cambios necesarios.

Especificación de cargos

De acuerdo a Jossy (2010), la especificación de cargos o puesto se define como: “El resumen de  las cualidades personales, características, capacidades y antecedentes requeridos para realizar el trabajo”. (On line)

Por lo que, la especificación de cargos describe qué tipo de demandas se hacen al empleado y las habilidades que debe poseer la persona que desempeña el puesto. En base a lo explicado anteriormente, a continuación las categorías de acuerdo al cargo más alto hasta el más bajo: Gerente De RRHH (recursos humanos),  Secretaria De RRHH,  Jefe De Reclutacion Y Selección, Jefe De Contratación, Jefe De Capacitación, Analista De RRHH, Coordinador De RR HH, Jefe Subdepartamento De RRHH, Supervisor De RRHH, Personal De Aseo, Recepcionista, Psicólogos Laboral, Encargado De Remuneraciones, Analista De RRHH, Jefe De Relaciones Laborales, Consultoría De RRPP, Gerente Contable Y Administrativo, Administrador, Asesor Legal y Asistente de Personal.

En es mismo orden de ideas, los elementos que están contenidos en una especificación de puesto a partir de la práctica actual de trabajo son: requisitos relacionados con la persona que realiza el trabajo, requisitos relacionados con las condiciones de trabajo, educación pertinente, experiencia pertinente, esferas concretas de experiencia, aptitudes manuales o mentales, aptitudes sociales o de acción recíproca, exigencias de viajes, horas y horarios de trabajo y condiciones ambientales peligrosas o duras. En referencia a lo anterior, se estudian todos esos parámetros para colocar a un personal en cada cargo.

Modelo de diseño de puestos: humanista y situacional

Modelo humanista o de relaciones humanas

Este modelo surgió con la Escuela de relaciones Humanas durante la década de 1930, representaba el modelo administrativo de la época. El concepto de persona humana pasó de Homo economicus (el hombre motivado por las recompensas salarales) a Homo social (el hombre motivado por los incentivos sociales). Con la teoría de las relaciones humana surgen los primeros estudios sobre el liderazgo, la motivación, las comunicaciones y demás asuntos relacionados con las personas. El interés en las tareas (administración científica) y el interés en la estructura (teoría clásica) se sustituyeron por el interés en las personas.

Modelo situacional

Es un enfoque moderno y amplio que toma en cuenta: las diferencias individuales y las tareas involucradas. De ahí su nombre, ya que depende de la adecuación del diseño del puesto a estas dos variables. En el modelo situacional convergen tres variables: la estructura de la organización, la tarea y la persona que la desempeñará.

El diseño situacional es cambiante y va de acuerdo con el desempeño personal del ocupante y del desarrollo tecnológico de la tarea.
Existen cinco dimensiones esenciales en el diseño situacional de los puestos:
Variedad: es el números y las diversas habilidades que exige el puesto. Los puestos con mucha variedad eliminan la rutina y las personas tienen que utilizar una gran cantidad de sus habilidades.

Autonomía: es el grado de independencia y de criterio personal que tiene el ocupante para planear y realizar el trabajo.

Significado de la tarea: es el volumen del efecto reconocible que el puesto causa en otras personas. Es la interdependencia del puesto con los del resto de la organización y la participación de su trabajo en la actividad general del departamento o de toda la organización.

Identificación con la tarea: se refiere a la posibilidad de que la persona realice una pieza de trabajo entera o global y de que pueda identificar claramente el resultado de sus esfuerzos.

Retroalimentación: se refiere a aquella información que la persona recibe mientras trabaja y que le indica como esta realizando su actividad. Ésta le permite a la persona una evaluación continua y directa de su desempeño sin necesidad del juicio periódico de un superior.

Se puede decir, que ambos modelos se basan en las capacidades que tenga cada individuo para ejercer un cargo, en parte es humano porque se toman en cuenta todas las habilidades de la persona, para así de alguna forma ubicar a cada personal en áreas y puestos diferentes, en los cuales el mismo sea capaz de cumplir.

Evaluación de desempeño del personal, concepto y métodos

La evaluación del desempeño según Sembrena, L (2008) es un procedimiento que:

Tiene como objetivo evaluar, de la forma más objetiva posible, el rendimiento de los trabajadores de la empresa, sobre la base del trabajo desarrollado, los objetivos fijados, las responsabilidades asumidas y las competencias laborales diseñadas. Todo ello con vistas a evaluar la actuación, los resultados y el comportamiento individual para alcanzar los objetivos propuestos y servir de base para la toma de decisiones respecto a la selección para un puesto, la permanencia, el desarrollo, la promoción, democión y el estímulo por los resultados, así como para elaborar las planificaciones anuales de preparación y superación del personal de la empresa para el año. (On line)

Lo que significa que, la evaluación del desempeño debe determinar en qué medida los trabajadores mantienen, mejoran o disminuyen su nivel de idoneidad para el cargo que desempeñan y está orientado hacia el futuro, en el sentido de perseguir mejoras en la actuación del personal.

Por otra parte y con el fin de contribuir a que la difícil tarea de evaluar el desempeño de los trabajadores  sea más fácil se aplicará la combinación de los siguientes métodos de evaluación, con el fin de lograr una mayor precisión en los resultados:

1.              Método Analítico de Valoración por Factores: Consiste en analizar cada factor (Indicador) independientemente, decidiendo a través de una escala de puntos el comportamiento del trabajador en relación a dicho indicador. Es decir, el jefe al evaluar deberá decidir en qué grado el trabajador cumple los requisitos que implica cada indicador analizado. Para ello deberá utilizar una calificación con su correspondiente escala de puntuación: Deficiente (1), Regular (2), Bueno (3), Muy Bueno (4) o Excelente (5), con el objetivo de otorgar al trabajador la puntuación que le corresponde respecto a ese indicador.

2.       Método de Autoevaluación: En este caso se solicita al trabajador que se evalúe a sí mismo y las valoraciones que por él se ofrecen son utilizadas para que el jefe conforme la evaluación definitiva.

Conclusiones de la evaluación del desempeño

Después de obtenerse la calificación promedio resultante de las calificaciones de cada indicador evaluado, se definirán: los señalamientos a superar para el próximo periodo evaluativo, las características personales más significativas del evaluado que influyen en sus resultados y las propuestas derivadas de la evaluación, referidas al puesto de trabajo, a la persona o a acciones formativas o de desarrollo  en las que debe participar.

La valoración global de la evaluación del desempeño se expresará mediante una de las siguientes categorías de evaluación:

Clasificación del desempeño	Puntuación promedio	Evaluación
Alto desempeño	5 - 4.5	Avanza
Aceptado desempeño	4,4 - 3,5
Relativo desempeño	3,4 - 2,5	Estancado
Bajo desempeño	2,4 - 1.5	Retrocede
Muy bajo desempeño	Menor de 1.5

Certificación de la evaluación del desempeño

Para que la evaluación del desempeño sea válida, deberá notificarse por el jefe que realizó la evaluación al trabajador evaluado, con los datos que se exigen y la firma de ambos, en el  registro " Evaluación del Desempeño". El mismo estará debidamente archivado en el área de Recursos Humanos de la unidad o Empresa.

Conclusión

En síntesis se puede decir que,  para lograr que la organización sea vigorosa deben estar muy claros los fines que se pretenden alcanzar, así como las funciones y actividades que se deben desarrollar para alcanzar dichos fines. A su vez debe existir una buena integración del personal en donde la organización sea flexible, y esto se consigue a través de la coordinación y la comunicación entre todos los elementos de la empresa, siendo estos el personal que labora en la organización.

Por otra parte, una vez que se ha determinado la necesidad de personal en una organización se deberán incorporar a los candidatos entre los cuales se elegirán los más indicados para desarrollar las tareas necesarias, con el propósito de colocar en los puestos a las personas que utilicen en ellos sus cualidades individuales superando sus deficiencias mediante la adquisición de experiencia y capacitación. Lográndose lo anterior a través de la evaluación del desempeño y los métodos para la misma.

Bibliografía

Doldán, S. (2010). Gestión del talento humano. [Documento en línea] disponible en: www.frsf.utn.edu.ar/matero/visitante/bajar_apunte.php?id [consulta; 2014, Octubre 30]

Jossy, (2010). Descripción y especificación de cargos. [Documento en línea] disponible en:http://www.buenastareas.com/ensayos/Descripcion-y-Especificacion-De-Cargos/980417.html [consulta; 2014, Octubre 30]

Nuria, T. (1988). Organización en la empresa. [Documento en línea] disponible en:http://html.rincondelvago.com/organizacion-en-la-empresa_3.html [consulta; 2014, Octubre 30]

Sembrena, L (2008) Selección del personal y evaluación del desempeño. [Documento en línea] disponible en:http://www.monografias.com/trabajos64/rrhh-seleccion-personal-desempenogeocuba/rrhh-seleccion-personal-desempeno-geocuba2.shtml#ixzz3IL9jh4Di [consulta; 2014, Octubre 30]